Beat the Change

Teveel projecten en veranderingen falen: de budgetten worden overschreden, de tijdslijnen niet gehaald en het resultaat laat te wensen over. Dat weten we allemaal. Wat we misschien niet weten is dat er een manier is om veranderingen beter te managen. Want Beat the Change zorgt ervoor dat we de complexiteit en de risico’s van veranderingen en projecten vooraf inzichtelijk hebben.

In dit blog behandelen we de complexiteitsfactoren en risico’s die invloed kunnen hebben op veranderingen en projecten. Op dinsdag gaan we nader in op complexiteit en op donderdag behandelen we de risico’s. Deze aspecten maken onderdeel uit van Beat the Change en geven inzicht in wat het voor jouw veranderingen kan betekenen.

Het laatste verander risico: Onvoldoende durf en mandaat om het project stop te zetten

Vandaag gaan we in op het laatste risico voor veranderingen: Onvoldoende durf en mandaat om het project stop te zetten

Als er tijdens de uitvoering blijkt dat het resultaat niet haalbaar of niet langer benodigd is dan moet er een ultieme keuze gemaakt kunnen worden. Ook als het budget of de tijdslijnen onacceptabel worden overschreden dan is deze keuze noodzakelijk.

Als het project door blijft modderen terwijl de business case al lang niet meer positief te maken is of als de toegevoegde waarde inmiddels niet meer belangrijk is dan moet ervoor gekozen worden het project stop te zetten. Langer doorgaan dan strikt noodzakelijk heeft een enorme impact op het budget.

We gaan te lang door, het kost teveel tijd en het resultaat is straks niet meer relevant. Het stopzetten van een project vergt moed en kan helaas leiden tot gezichtsverlies. Toch heb je geen keuze omdat doorgaan nog vele malen slechter is voor de organisatie.

Belangrijk is om in een zo vroeg mogelijk stadium vast te leggen wat de criteria zijn om er mee te stoppen en wie dat mag besluiten. Hiermee voorkom je dat later niemand zijn verantwoordelijkheid neemt.

Degene die dit blog al geruime tijd volgen weten dat we begin van het jaar de laatste complexiteitsfactor voor veranderingen hebben behandeld en dat we daarna door zijn gegaan met de verander risico’s. Een overzicht van de complexiteitsfactoren kun je bij ons opvragen. Zo hoef je niet terug te bladeren door alle blogs.

Datzelfde bieden we je voor de verander risico’s. Het zijn er behoorlijk wat die we de afgelopen maanden kort behandeld hebben. Terugbladeren is haast ondoenlijk. Maar de oplossing is simpel: stuur ons een mail waarin je aangeeft dat je een overzicht van complexiteitsfactoren, verander risico’s of beiden wilt ontvangen en je krijgt ze toegestuurd.

Verander risico: Achterhouden projectproblemen

Vandaag gaan we in op het risico: Achterhouden projectproblemen

Ieder project wordt geconfronteerd met issue’s. Dat is geen verrassing. Wel is het de verrassing welke specifieke issue’s zich voordoen. Deze issue’s moeten inzichtelijk worden gemaakt en moeten worden gerapporteerd zodat er op geanticipeerd kan worden.

Het achterhouden van projectproblemen kan zorgen dat het budget niet langer toereikend is maar kan ook invloed hebben op de tijdslijnen of het uiteindelijke project resultaat.

Verander risico: Het project voldoet niet aan het beleid van de organisatie

Vandaag gaan we in op het risico: Het project voldoet niet aan het beleid van de organisatie

Inmiddels weten we dat het project een bijdrage moete leveren aan de missie en strategie van de organisatie. Maar het moet ook passen binnen het beleid van die organisatie. Het beleid stelt de kaders waaraan we moeten voldoen.

Voldoet het project niet aan het beleid dan levert het straks een resultaat dat niet past binnen de organisatie en dat mogelijk de intere regels overtreedt.

Verander risico: Niet of te late levering (externe) leveranciers

Vandaag gaan we in op het risico: Niet of te late levering (externe) leveranciers

Ook komen de tijdslijnen in gevaar als (externe) leveranciers niet tijdig kunnen leveren. Stel dat je een bepaalde boutje of moertje nodig hebt om je prototype in elkaar te zetten maar de leverancier heeft het niet op de plank liggen, dan kun je niet verder met je project.

Je zult dus goed moeten kijken of je leveranciers tijdig kunnen leveren. Bij de levering van interne afdelingen kun je niet zomaar overstappen, maar als het gaat om externe leveranciers dan kun je misschien meerdere leveranciers achter de hand houden voor als dat nodig is.

Verander risico: Niet of te late levering andere afdelingen

Vandaag gaan we in op het risico: Niet of te late levering andere afdelingen

Net zoals projecten onderlinge van elkaar afhankelijk kunnen zijn, kunnen ze ook afhankelijk zijn van andere afdelingen. Stel dat je bepaalde financiële informatie nodig hebt voor de voortgangsrapportages maar de financiële afdeling levert de informatie stelselmatig een paar dagen te laat dan heb je daar binnen je project last van.

De tijdslijnen komen in gevaar als er niet tijdig kan worden geleverd.

Verander risico: Conflicterende eisen

Vandaag gaan we in op het risico: Conflicterende eisen

Conflicterende eisen zijn eisen die elkaar tegenwerken. Zo is bijvoorbeeld de duivelsdriehoek (tijd, geld en resultaat) een mooi voorbeeld van conflicterende eisen aan de uitvoering van het project. We kunnen niet sturen op tijd, geld én resultaat. We moeten keuzes maken.

Maar er kunnen ook conflicterende eisen gesteld worden aan de resultaten van het project. Sommige zaken gaan nu eenmaal niet samen en je kunt niet iedereen tevreden stellen. Bij een grote reorganisatie kun je je best doen om alle medewerkers die het betreft tevreden te houden, maar degene die straks ontslagen worden kijken daar toch heel anders tegen aan. Het kan nu eenmaal niet met lagere kosten onder de huidige bezetting. Er moeten keuzes gemaakt worden.

Loop je in je project tegen conflicterende eisen aan dan is het zaak die zo snel mogelijk inzichtelijk te maken en daar zo snel mogelijk een keuze in te laten maken. Doe je dat niet dan is het resultaat straks een niet werkend geheel met allerlei tegenstrijdigheden.

Verander risico: Capaciteiten serviceverlening

Vandaag gaan we in op het risico: Capaciteiten serviceverlening

Onder de capaciteiten van de serviceverlening verstaan we de kwaliteit van onze leveranciers. Hoe beter die kwaliteit, hoe sneller we de resultaten kunnen bereiken. De middelen mogen dan beschikbaar zijn maar als ze van inferieure kwaliteit zijn dan verhoogt dat de kans op vertragingen.

Goedkoop is duurkoop. Het is te makkelijk om alleen op basis van geld te kijken en een leveranciersselectie uit te voeren. Soms is het beter te kiezen voor een iets duurdere leverancier. De meerkosten worden ruimschoots terugverdient als de geleverde kwaliteit beter is. Maar andersom geldt ook dat niet altijd de duurdere leverancier de betere is.

Kies voor een leverancier die past bij de organisatie. Een kleine organisatie kan misschien beter kiezen voor een kleine leverancier. Een grotere organisatie kiest misschien liever voor een grotere leverancier. Het zijn keuzes in de leveranciersselectie die invloed kunnen hebben op het project.

Verander risico: Problemen met verwerven van middelen

Vandaag gaan we in op het risico: Problemen met verwerven van middelen

Middelen, zoals informatie, materieel en personeel, kunnen zowel van binnen de organisatie als van buiten komen. Het zijn de zaken die we nodig hebben om ons project draaiend te houden en het resultaat te bereiken.

Zijn de middelen niet of niet gemakkelijk te verwerven dan heeft dan een negatieve invloed op onze tijdslijnen. We lopen vertragingen op omdat de middelen niet beschikbaar zijn.

Verander risico: Stakingen van personeel

Vandaag gaan we in op het risico: Stakingen van personeel

Een kort berichtje vandaag. Niet omdat we er niet meer over willen of kunnen schrijven maar omdat het wel erg voor zichzelf spreekt.

Nederland is niet een typisch land waar veel en/of langdurig wordt gestaakt. Toch is het een aspect wat we mee moeten wegen en dat invloed heeft op de tijdslijnen. Maar als het project een internationaal project is en als er medewerkers uit landen bij betrokken zijn waar stakingen aan de orde van de dag zijn dan is het goed om er in ieder geval rekening mee te houden.

Verander risico: Niet stabiele klanteisen

Vandaag gaan we in op het risico: Niet stabiele klanteisen

Vooraf hebben we bepaald wat het resultaat moet zijn. Dat kan niet altijd even gedetailleerd. Het is prima als we tijdens de uitvoering steeds gedetailleerder naar het gewenste resultaat kunnen kijken. Maar als er zich wijzigingen voordoen die niet binnen de scope van het project passen dan gaan we het binnen het budget en binnen de tijdslijnen nooit halen. Het resultaat mag dan overeenkomen met wat vooraf vastgesteld is, maar als de klanteisen zijn gewijzigd dan wordt het resultaat straks niet gebruikt.

Het kan zijn dat het project een koerswijziging moet maken. Daar moet over gecommuniceerd worden en de plannen moeten nog eens tegen het licht gehouden worden. Maar als er continu wijzigingen worden gevraagd dan blijven we bijstellen. De budgetten moeten continu verhoogd worden, de tijdslijnen worden verlengd en het gewenste resultaat moet worden bijgesteld.