De legitieme doelen van persoonsgegevens

We weten inmiddels dat we serieus na moeten denken over de wijze waarop we de persoonsgegevens van onze klanten beveiligen. De Wet Bescherming Persoonsgegevens geeft daar goede kaders voor en er zijn allerlei checklists beschikbaar om na te gaan hoe goed we het doen. We haalden ook al aan dat het gaat om de legitieme doeleinden van de verzameling van persoonsgegevens.

De vraag die hier verder op ingaat is:
Worden persoonsgegevens (zowel van medewerkers als klanten) uitsluitend opgeslagen voor opgestelde en legitieme doeleinden?

Bij de Wet Bescherming Persoonsgegevens denken we al snel aan de gegevens die we van onze klanten ontvangen. Toch is het ook goed om nadrukkelijk stil te staan bij de gegevens van medewerkers. Deze vallen onder dezelfde wet en deze gegevens verzamelen we wellicht met andere doeleinden dan de gegevens van de klanten.

De Wet Bescherming Persoonsgegevens verbiedt niet om te communiceren met klanten, medewerkers en andere personen maar stelt wel nadrukkelijk kaders waarbinnen we moeten acteren. Het belangrijkste kader maken we echter zelf en dat is de omschrijving van de legitieme doeleinden waar we die gegevens voor verzamelen.

Vaak is er een grijs gebied waar we ons op glad ijs kunnen bevinden. We willen claims en onnodige negatieve persberichten voorkomen. juist daarom is het goed om de doelen duidelijk te stellen, de grijze gebieden zo smal mogelijk te houden, er met de personen in kwestie over te communiceren en bij twijfel de gegevens maar vooral niet te gebruiken.

Hebben we de doelen inderdaad duidelijk en stemmen de personen daar mee in (nee, niet onder lichte dwang omdat ze niet anders kunnen, maar open en transparant), dan kunnen we nadenken over scheiding in de systemen die we hebben en scheiding in functies om te voorkomen dat men in de verleiding komt om ze toch te gebruiken. Hebben we een bepaalde monopolie positie in de markt dan is daar veelal aanvullende regelgeving voor en moeten we vanuit controlerende instanties aan aanvullende beveiligingsmaatregelen voldoen. Hebben we die monopolie positie niet, dan zouden we onze verantwoordelijkheid moeten nemen en zelf na moeten denken over de aanvullende maatregelen die we willen nemen.

We brengen dus scheiding aan in de systemen, maar brengen ook hier functiescheiding aan. De ene afdeling hoeft niet noodzakelijkerwijs te kijken in de gegevens van de andere afdeling. Het is natuurlijk erg aanlokkelijk om dat vooral wel te doen…maar het ging om vertrouwen van de klant, weten we nog? En hoe vinden we het zelf als onze gegevens te koop zijn?

Schaden we dat vertrouwen dan zijn we ze kwijt, we komen negatief in het nieuws en nog meer mensen zullen besluiten over te stappen naar een andere aanbieder. De negatieve spiraal is ingezet en kan enorm snel gaan. We zijn gewaarschuwd en willen er dus minimaal over hebben nagedacht.

De grenzen op zoeken is helemaal niet erg, het kan zelfs erg spannend zijn. We moeten er alleen voor proberen te zorgen dat we die ene grens niet overgaan. Dat doen we door vooraf de doelen te stellen en zoals met zoveel doelen maken we die ook weer zo SMART mogelijk. We verzamelen alleen die gegevens die we echt nodig hebben en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk. Daarbij gebruiken we ze binnen de door onszelf gestelde kaders en we zijn al een heel stuk op weg.

Boekenlegger op de permalink.