De beveiliging van printers en geprinte vertrouwelijke documenten bij bedrijven is slecht geregeld, zo blijkt uit onderzoek van Samsung. Zo ziet 56% van het personeel regelmatig vertrouwelijke stukken verlaten in de printer liggen en iets meer dan de helft is niet bekend met maatregelen om het printernetwerk te beveiligen. Met name mensen die in de financiele sector werken (68%) lopen vaak tegen gevoelige informatie aan die voor het oprapen ligt. In de gezondheidszorg gaat het om 34% van de werknemers die persoonlijke patientgegevens bij de printers vindt. Het zijn ook de gegevens van collega’s die hierdoor voor anderen inzichtelijk worden. Negentien procent ontdekte zo de salarisgegevens van andere werknemers, voortgangsgesprekken en C.V.’s.
De juiste combinatie van technische, procedurele, organisatorische, bouwkundige en elektronische op de organisatie toegesneden maatregelen kunnen de diefstal van vertrouwelijke stukken voorkomen. Zo kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen vertrouwelijke stukken alleen op geselecteerde printers te laten printen (technische maatregel), procedureel kunnen medewerkers bewust gemaakt worden vertrouwelijke stukken niet op de printers achter te laten. Medewerkers kunnen persoonlijk verantwoordelijk gemaakt worden voor vertrouwelijke stukken (organisatorische maatregel) en printers voor vertrouwelijke stukken kunnen geplaatst worden in afgescheiden ruimtes met inbraakdetectie of biometrische toegangssystemen (bouwkundige en elektronische maatregelen).
Belangrijk is om de te nemen maatregelen af te stemmen op de processen en cultuur binnen de organisatie.