Illegale software, zo noemen we het al snel. Maar eigenlijk draait het om software zonder een geldige licentie. De software op zich is legaal, alleen de wijze waarop wij er aangekomen zijn en hoe wij het gebruiken voldoet niet. Toch ook een aspect waar we ons op moeten richten door bijvoorbeeld licentiebeheer goed in te richten.
De vraag is dan ook niet geheel toevallig:
Zijn er maatregelen tegen “illegale” software (software zonder geldige licentie)?
Aan het gebruik van software zonder licentie zitten een aantal kanten. Zo kunnen we kijken naar de software die niet in onze standaard zit maar door medewerkers wel op hun werkstation wordt geïnstalleerd. Maar we kunnen ook kijken naar de software die wel onze standaard is maar waarvoor we het gebruik niet goed monitoren (of in gewoon Nederlands: we hebben meer gebruikers dan licenties).
Het draait om licentiebeheer en zicht op welke software er allemaal draait op ons netwerk. We willen geen claims aan onze broek omdat we teveel gebruikers hebben. Dat kost ons niet alleen geld in de vorm van boetes maar kan ook ons imago een deuk bezorgen. Daarnaast willen we ook geen software op ons netwerk dat we niet kennen. Hoe veilig is die software eigenlijk en door wie wordt die software op welke wijze dan up-to-date gehouden?
Installatie van software kan er zomaar voor zorgen dat ons netwerk uit de lucht gaat. Daarom willen we alleen die software waar we zicht op hebben en waar we eerst tests op hebben uitgevoerd. Theoretisch allemaal heel erg leuk. In de praktijk komen we nog wel tegen dat er niet goed naar de gebruikers is geluisterd. Zij hebben behoefte aan een bepaald soort software dat niet tot onze standaard behoort. Helaas voor deze gebruiker, maar die software gaan we niet installeren, toch? Eerlijk gezegd slaan we dan een verkeerde weg in. We moeten niet vergeten dat we ondersteunend zijn. Die medewerker zal een goede reden hebben om die software te willen. Hebben we al eens aan hem of haar gevraagd waarom deze software nodig is? Hebben we al eens gekeken of we niet al een dergelijke soort software met dezelfde functionaliteit in onze standaard hebben zitten? Hebben we al eens gekeken of we het toch niet op een veilige wijze mogelijk kunnen maken voor die medewerker?
Doen we dat niet dan is de kans groot dat hij of zij zelf probeert de software te installeren en dan worden er al snel illegale downloads gemaakt. De medewerker gaat natuurlijk zelf niet betalen voor een dure applicatie en een download is dan al snel opgestart. Wordt deze software inderdaad op ons netwerk geïnstalleerd dan zijn we het overzicht aan het kwijtraken. Ha, zeg je, installeren op ons netwerk is voor gebruikers niet mogelijk, probleem opgelost, toch?
Nou, niet helemaal. Nogmaals: die gebruiker heeft vast een goede reden om die software te willen. Kan er niet geïnstalleerd worden op het netwerk dan is de kans groot dat hij of zij het op eigen middelen installeert. Hop, de software op de eigen laptop en op de dag dat we thuiswerken gebruiken we die. Ons netwerk loopt in ieder geval minder gevaar, maar we zijn de informatie die gebruikt wordt wel kwijt. Die informatie staat nu op middelen die wij niet kennen of ondersteunen en de vraag is zomaar hoe veilig die dan wordt opgeslagen en hoe we dan zorgen voor back-ups.
We moeten bij het kijken naar software zonder licentie dus niet zomaar roepen dat we alles blokkeren dat niet tot de standaard behoort. Daarmee leggen we het probleem bij de gebruikers neer. Nee, we zijn en blijven ondersteunend en moeten dus goed kijken naar de behoefte van onze “klanten”. Waarom willen zij bepaalde software en hoe kunnen we dat zo goed mogelijk faciliteren? Doen we dat, dan leveren we een meerwaarde en worden we ook nog eens geaccepteerd door de gebruikers. Hoe mooi wil je het hebben?