Zoals we eerder al aanhaalden is voor het naleven van de gedragscodes kennis, houding en gedrag van belang. We kunnen niet verwachten dat de houding en het gedrag aanpassen als de gedragscode onbekend is. Dat klinkt misschien logisch, maar de praktijk is toch wat weerbarstiger.
De vraag:
Zijn deze gedragscodes en het sanctiebeleid beschikbaar gesteld aan het personeel?
Natuurlijk laten we nieuwe medewerkers hun handtekening zetten voor de gedragscode, zo hebben we tenminste bewijs voor als we dat nodig hebben. Deze nieuwe medewerker moet zeer waarschijnlijk wel vaker zijn handtekening zetten voor hij echt aan de slag kan. Geloven we nu echt dat hij alle formele documenten tot in de puntjes doorleest? En als dat al wordt gedaan, begrijpt de medewerker dan ook echt wat de impact is? Misschien toch eens checken bij een aantal nieuwe medewerkers of zij zich kunnen herinneren dat zij een gedragscode hebben getekend en of zij weten wat die inhoudt. Je bent gewaarschuwd: je kunt voor verrassingen komen te staan.
Maar gelukkig is de nieuwe medewerker geen eendagsvlieg. Na een aantal dagen, weken of maanden heeft hij zijn draai gevonden. Op het intranet gaat hij op zoek naar informatie die van belang is. Hoe makkelijk kan hij de gedragscode en het sanctiebeleid dan vinden? Staat er niet zoveel informatie op het intranet dat we door de bomen het bos niet meer zien? En tussen al die andere informatie (die meestal leuker is dan de beveiligingsinformatie), hoe groot is dan de kans dat hij bewust de gedragscode kiest? Waarschijnlijk niet zo groot.
Heb je de gedragscode op het intranet staan? Kijk dan eens naar de statistieken. Hoe vaak is die gedragscode het afgelopen jaar bekeken? En hoeveel nieuwe medewerkers hebben we er in die tijd bijgekregen? Matched dat nog een beetje?
Gelukkig speelt dit probleem binnen jouw organisatie niet want er zijn verplichte e-learning modules en daarin gaan we ook in op de gedragscode. We stellen netjes de vraag of de deelnemer de gedragscode kent en al snel wordt er op “ja” geklikt. Maar wij laten ons niet voor de gek houden en stellen later nog een controle vraag: “stel je ziet een bezoeker zonder begeleiding, wat doe je?” Natuurlijk begeleiden we die naar de receptie…althans op papier dan. In de praktijk doen we lekker of we deze persoon niet gezien hebben.
Redeneren we nog even verder dan gaat het natuurlijk helemaal niet om die gedragscode. Het gaat om een beveiligingscultuur die we moeten creëren en daar is heel wat meer voor nodig dan een gedragscode, een e-learning omgeving en/of een poster aan de wand. Beveiliging moet bespreekbaar gemaakt worden, het moet in de wortels van de organisatie zitten en het moet overeenkomen met de totale cultuur binnen een organisatie. Dat is het doel, de gedragscode en het sanctiebeleid zijn daarbij slechts ondersteunend (en helaas in de praktijk nog teveel een formaliteit omdat het nu eenmaal moet).
Probeer er eens voor te zorgen dat beveiliging en het gewenste gedrag meegenomen wordt in de afdelingsoverleggen, laat het hoogste management aantoonbaar het goede voorbeeld geven, maak incidenten (al dan niet in geanonimiseerde vorm) inzichtelijk zodat anderen daarvan kunnen leren en zorg ervoor dat medewerkers met hun vragen ergens terecht kunnen. Lukt dat dan zijn we al een heel stuk verder en kunnen we de gedragscode en het sanctiebeleid inderdaad fine tunen…door er minder in op te nemen in plaats van meer en meer en meer.