Een overzicht van gebruikers

We zijn nog steeds bezig binnen het stuk dat gaat over de personele beveiliging. Daarbij mogen we de gebruikers binnen onze organisatie niet uit het oog verliezen. Een simpele vraag met een lastiger antwoord.

De vraag:
Is er een volledig overzicht van gebruikers?

Je zou zeggen dat het logisch is dat een organisatie over een volledig overzicht van gebruikers beschikt. Ze weten ook aan wie ze loon moeten betalen aan het eind van de maand, toch? Toch zien we dat de vraag in de praktijk simpeler is dan het antwoord. De overzichten van gebruikers zijn vaak niet in overeenstemming met degene die we salaris (of uurtarief) betalen.

Medewerkers komen en gaan, of ze nu in- of extern zijn doet er eigenlijk niet zoveel toe. Op de dag dat ze binnen zijn beginnen ze te vragen om een inlog account. De dag dat ze voor de laatste keer de deur achter zich dicht trekken, melden ze het account niet meer af. Het is dus zaak om periodiek te controleren of de overzichten nog actueel zijn en of iedereen nog wel een account nodig heeft.

Dat is natuurlijk de korte versie die medewerkers nemen. Vaak hebben ze verschillende functies gedurende de jaren dat ze voor ons werken. Er komen steeds meer rechten bij en er gaan er maar weinig weer vanaf. Logisch, want de medewerker kan zijn werk niet doen als hij de rechten niet heeft maar kan nog wel gewoon werken als hij teveel rechten heeft. Hoe langer men in dienst is, hoe meer men kan zien.

Naast onze interne medewerkers hebben we ook nog de externen en tijdelijke krachten. De doorloopsnelheid daarvan ligt nog een stuk hoger dan die van het eigen personeel. Geven we ze teveel rechten, mogen ze op afstand inloggen en hoe houden we daar dan zicht op? Hoe lang kunnen ze er nog bij nadat het contract beëindigd is? En hoe vaak controleren we dat dan?

Daar weer bovenop hebben we de medewerkers met bijzonder rechten. De medewerkers die het wachtwoord van het “admin”-account kennen. Grote kans dat we het lastig vinden of gewoon vergeten om het wachtwoord te wijzigen als nu net die ene medewerker uit dienst is. Hopelijk hebben we op een vrolijke manier afscheid van elkaar genomen…zo niet dan moeten we de controle wellicht dit jaar iets eerder uitvoeren.

Vreemd dat het ons wel lukt om de uitbetaling van salaris stop te zetten terwijl het ons nauwelijks lukt om het overzicht van gebruikers actueel te houden.

Het wordt allemaal nog wat ingewikkelder als we ook nog eens verschillende rechten aan verschillende medewerkers in verschillende rollen hebben uitgegeven. Een medewerker verandert dan misschien niet van functie maar kan wel van rol veranderen. Onoverzichtelijke lijsten met gebruikers in bepaalde rollen met bepaalde rechten. Een hele worsteling om dat actueel te houden.

Het lijkt misschien of we er maar niet eens meer aan moeten beginnen. Geen eer aan te behalen. Toch is dat niet waar, alleen moeten we het wel in de juiste volgorde doen eerst het proces op orde, dan pas de lijsten opschonen. En niet andersom want dan blijven we bezig.

Boekenlegger op de permalink.