Functiescheiding

Van het hebben van rechten en het ontbreken van volledige overzichten van gebruikers is het een kleine stap naar het doorvoeren van functiescheiding.

De vraag:
Zijn er maatregelen getroffen die er in voorzien dat niet alle bevoegdheden bij het uitvoeren van specifieke werkzaamheden in één hand terechtkomen (functiescheiding)?

Bij functiescheiding denken we wellicht direct aan financiële gebieden waarin we die scheiding graag door willen voeren. We willen immers niet dat een persoon ons hele eigen vermogen met een druk op de knop naar zijn of haar Zwitserse bankrekening over kan schrijven. Daar ligt inderdaad de oorsprong van functiescheiding.

Maar zoals we al eerder zagen, willen we ook niet dat er mensen zijn met teveel rechten op de systemen. Niet teveel rechten op de financiële systemen maar ook niet teveel (beheer)rechten op de informatiesystemen. Het risico is gewoon te groot dat iemand, bewust of onbewust, het hele systeem lam legt.

Een discussie die hierbij al vaker gevoerd is, is die tussen beheerwerkzaamheden op de informatiesystemen en de inhoud van de informatie op die systemen. De beheerders hebben graag veel rechten omdat ze zo hun werk goed kunnen doen. Toch moeten we er even bij stil staan dat zij (veelal) geen toegang tot de inhoud van de informatie nodig hebben om back-ups uit te voeren of terug te zetten. Of in gewoon Nederlands: een beheerder moet wel een back-up kunnen maken van een Word-document maar hoeft niet te kunnen zien welke woorden er in dat Word-document staan. Ook hier kun je dus kijken op welke wijze we functiescheiding door kunnen voeren. Maar bereid je voor op de discussie die zal komen en bedenk nu alvast hoe je gaat controleren dat die rechten inderdaad zijn afgenomen…het is immers de beheerder die zichzelf die rechten af moet nemen.

Nu we zicht hebben op de medewerkers van de financiële afdeling en de IT-afdeling beginnen we al een aardig beeld te krijgen over de gebieden waar we functiescheiding toe kunnen passen. Deze basis kunnen we uitbreiden door op onderzoek uit te gaan naar die functies die ook een risico vormen als ze teveel rechten bezitten. Dat kunnen hele specifieke functies zijn, maar kunnen ook gewone gebruikers zijn.

Wilden we eerder al zicht hebben op de rechten die gebruikers hebben dan ligt daar de overeenkomst met functiescheiding. We zijn niet zo zeer bang voor het feit dat ze grote bedragen over kunnen maken of systemen plat kunnen leggen. We zien wel een risico als het gaat om de grote hoeveelheid informatie waarover ze kunnen beschikken. Hebben ze echt al die informatie nodig? En aan de andere kant: beschikken ze wel weer over alle informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te doen?

Het doen aan functiescheiding lijkt een logische maar er komt een berg finetuning bij kijken. Niet teveel rechten geven, niet teveel rechten afnemen. Ze moeten hun werk kunnen doen maar wel binnen de kaders die we acceptabel vinden. Het klinkt dan ook makkelijker dan het in de praktijk is. We moeten keuzes maken, die keuzes effectueren en controleren en dat zijn geen gemakkelijke stappen.

Daarbij moeten we dan ook nog eens rekening houden met de omvang van de organisatie. In een grotere organisatie kunnen we risicovolle taken gemakkelijker over meerdere personen verdelen dan dat we dat in kleine organisaties kunnen doen. Denk nu niet dat functiescheiding voor een kleinere organisatie niet kan worden doorgevoerd of minder belangrijk is. Nee, misschien is het zelfs voor een kleinere organisatie nog wel veel belangrijker om eens goed te kijken naar wie wat kan.

Functiescheiding, een belangrijk aspect en zeker niet alleen voor beveiliging. Toch nog vaak een moeilijk praktijkgeval waar we goed over na moeten denken om het allemaal werkbaar te houden.

Boekenlegger op de permalink.