Zo, dat fantastisch mooie, nieuwe, supersnelle netwerkcomponent is aangeschaft en voorlopig zitten we er weer goed bij, toch? Afschrijving van dat systeem in 5 jaar, dus voorlopig hebben we er geen omkijken naar, toch? Onderhoud van het nieuwe component was optioneel bij de aanschaf, dus daar hebben we flink op kunnen bezuinigen, toch?
Als het gaat om onderhoud van de informatiesystemen dan moeten we verder kijken dan de neus lang is. We moeten niet alleen kijken naar de economische levensduur maar juist ook naar de technische levensduur (die wellicht vele malen belangrijker is). Gelukkig kunnen we met goed onderhoud die technische levensduur flink verlengen (en op de lange termijn dus flink wat geld verdienen). Maar goed, eerst maar even de vraag:
Is er een systeem voor het onderhoud van informatiesystemen, netwerkcomponenten en IT-middelen?
Je hebt het voorbeeld vast wel eens gehoord: het aanschaffen van een Rolls Royce is een ding, het onderhouden daarvan een ander. Dat was in het verleden, naar horen zeggen, ook de reden dat de prijzen nou niet echt overzichtelijk waren. Als je naar de prijs moest vragen dan kon je het niet betalen. As simple as that.
Trekken we de parallel naar het onderhoud van de informatiesystemen dan geldt daarvoor in enige mate hetzelfde. Het aanschaffen is een, maar het onderhouden is twee. Hoe vaak zien we niet dat de systemen weg staan te stoffen? De schoonmaker mag zeker niet in de serverruimte komen want wie weet wat die daar stuk kan maken (ja ja, ik weet het onderhoud is niet gelijk aan schoonmaak, maar we trokken een parallel, weet je nog?).
Onderhoud is niet goedkoop en kan al snel oplopen tot 20% van de aanschafprijs. Het voordeel is wel dat we daarmee de levensduur van het systeem kunnen verlengen en wat is er nou mooier dan een systeem te hebben dat de economische levensduur in technische zin overleeft.
Overigens moeten we met onderhoud ook weer niet doorschieten. Sommige systemen willen we helemaal niet onderhouden…we leven in een weggooimaatschappij, toch? Wie doet er nu nog 5 jaar met zijn smartphone of laptop? Willen we daar dan enorme onderhoudskosten voor dragen of accepteren we dat het vaak goed gaat en we zo af en toe een laptop wat eerder moeten vervangen?
Nee, bij onderhoud kijken we enerzijds naar de economische aspecten, maar we kijken natuurlijk juist ook naar hoe kritiek het systeem is. Welke kritische bedrijfsprocessen zijn afhankelijk van het systeem en hoe lang mogen die uit de lucht zijn voordat de klanten beginnen te piepen…of we omzet mislopen?
Kortom: ook bij onderhoud van de informatiesystemen is een kosten/baten en impact analyse noodzakelijk. Doen we dat op de juiste wijze dan kunnen we het onderhoudssysteem afstemmen op de bedrijfsvoering en besteden we alleen onderhoudskosten aan die systemen waarvoor we dat noodzakelijk vinden.