Tag: nieuwe medewerker

Begeleiding van nieuwe medewerkers

  door

Inmiddels is de nieuwe medewerker alweer een aantal dagen aan de slag. Het gaat goed en hij begint zijn draai aardig te vinden. Zijn introductie zit er op en we durven hem of haar steeds meer los te laten. Toch willen we nog wel wat controle houden en vertrouwen moet groeien dus daar nemen we de tijd voor.

De vraag:
Zijn er maatregelen genomen om te voorkomen dat nieuw en onervaren personeel schade veroorzaakt (kan veroorzaken) aan gevoelige systemen en kritische bedrijfsprocessen?

De systemen worden tegenwoordig steeds ingewikkelder en handleidingen of trainingen voor het gebruik van nieuwe systemen geven we inmiddels niet meer. Iedereen moet maar gewoon aan de slag en de systemen moeten maar “foolproof” zijn. Klinkt waarschijnlijk allemaal bekend.

Toch moeten we ons de vraag stellen of we onze gloednieuwe peperdure auto zomaar aan iemand meegeven zonder dat we weten of hij een rijbewijs heeft en als hij dat al heeft, hoe goed hij dan kan rijden. Dit zelfde geldt natuurlijk voor de gevoelige en kritische systemen.

Leuk hoor dat de nieuwe medewerker zijn certificaat voor dat systeem heeft, maar hoe goed kan hij er echt mee omgaan? En is hij bekend met de wijze waarop wij dat systeem hebben ingericht. Zet iemand voor het eerst in een rechts gestuurde auto en het is toch weer even wennen en uitkijken. Laat hem los op onze systemen en hij zal zich toch onze inrichting eigen moeten maken.

We zullen de medewerker dus moeten begeleiden. Dat is niet alleen erg vriendelijk van ons, maar kan ook grote problemen voorkomen. Hoeveel begeleiding de medewerker nodig heeft hangt af van zijn ervaring en zijn leercurve. Misschien hebben we aan een uur of een middag genoeg misschien moeten we een begeleidingstraject opzetten waar we een senior verantwoordelijk voor maken.

Doen we dat op een goede manier dan helpen we de nieuwe medewerker in het zadel en zorgen we ervoor dat de senior er (tijdelijk) een leuke nieuwe uitdaging bij krijgt. Iedereen blij, mits het allemaal niet te belerend wordt, natuurlijk.

Apart eigenlijk dat we veel inspanningen doen om nieuwe medewerkers te recruiten, te screenen, te beoordelen om ze vervolgens los te laten in de organisatie. Iedereen moet zijn eigen weg maar zien te vinden, alle informatie die ze nodig hebben staat op het intranet en als ze nog meer willen weten dan vragen ze het wel aan een collega of hun manager.

Maar hoe goed is ons intranet ingericht en hoe makkelijk is de informatie te vinden? Hoeveel weet de collega of manager eigenlijk van informatiebeveiliging? Of wordt het erg makkelijk afgedaan allemaal?

We zeiden het eerder al: we hebben maar een kans om een eerste indruk te maken en dat geldt zeker niet alleen voor informatiebeveiliging. We moeten dus niet stoppen met onze inspanningen zodra de medewerker zijn of haar handtekening onder het contract heeft gezet, nee, dan begint het pas.

Introductie voor nieuwe medewerkers

  door

Als het goed is, hebben we een gezonde groeidoelstelling. We zijn dan ook enorm blij als we weer een nieuwe medewerker aan ons personeelsbestand toe kunnen voegen. We zorgen ervoor dat de medewerker zich welkom voelt en we zorgen ervoor dat hij of zij snel een laptop ter beschikking krijgt om aan het werk te gaan.

Ook vanuit beveiligingsoptiek zijn we natuurlijk blij met die nieuwe medewerker, maar we willen het wel graag tijdig weten om hem of haar bij te praten over hoe wij het aanpakken.

De vraag:
Worden nieuwe (vaste en tijdelijke) personeelsleden bij de eerste binnenkomst geïnformeerd over rechten en plichten in het kader van beveiliging (huisregels, cultuur, gewoonten, goede gebruiken, absolute verboden, etc.)?

In de eerste dagen wordt de nieuwe medewerker overladen met informatie en indrukken. Grote kans dat hij of zij eind van de dag helemaal kapot is en geestelijk bij moet komen om de volgende dag weer fris en fruitig te zijn. Ergens in die grote berg informatie is ook nog iets opgenomen over beveiliging (waarschijnlijk ergens op de laatste pagina).

Het liefst maken we een aantal standaard huisregels en voorschriften die hij of zij moet lezen en waar hij of zij zich aan moet houden. We zetten ze op het intranet en we geven ze in de map voor nieuwe medewerkers als printje. Zo, klaar zijn we. De medewerker gaat het lezen en veilig zijn we. Toch? Helaas blijkt het in de praktijk veelal niet te werken. De medewerker krijgt zoveel informatie over zich heen en ziet door de bomen het bos niet meer.

Het gevolg is dat het langere tijd duurt voordat de medewerker de organisatie, haar processen en haar producten of diensten een beetje kan doorgronden.

Zou het niet veel efficiënter zijn om periodiek de nieuwe medewerkers bij elkaar te roepen voor een soort van algemene startdag. We kunnen ze dan vertellen wat de organisatie is, waar ze voor staat, hoe we dat doen, en…oh ja, daar kan ook een korte introductie voor beveiliging bij. Pakken we dit goed aan dan kan dit efficiënt zijn, zeker als we het ook nog eens leuk weten te houden. Niet teveel informatie dus, maar een afgewogen set om ze een vliegende start te geven.

Voor beveiliging geven we ze op die dag een korte introductie met de highlights, de 10 gouden regels, de 10 geboden, of weet ik hoe we ze noemen. Later gaan we daar wel dieper op in en geven we niet jaarlijks herhalingscursussen aan alle medewerkers? In die cyclus kan de nieuwe medewerker prima meedraaien.

Een introductie voor nieuwe medewerkers is van groot belang en dan niet alleen voor beveiliging maar voor het gevoel dat de medewerker daar aan over houdt. We hebben maar een keer een kans om een eerste indruk te maken, zonde als we daar niet een keer goed bij stil staan, een gemiste kans die we maar moeilijk weer weg kunnen poetsen. Doel is en blijft nog steeds om een beveiligingscultuur te kweken en die begint bij nieuwe medewerkers. Doen we dat niet op de juiste wijze dan hebben we daar nog jaren last van.

Kijk nog eens goed naar het introductiepakket dat we geven, is het niet teveel informatie, is het niet te saai voor woorden (zou je het zelf allemaal gaan lezen), kan het allemaal niet wat fleuriger en kunnen we het niet misschien combineren met de eerste indruk die we graag willen maken op de medewerker?

Een eerste indruk maken we maar een keer, zullen we het dan proberen in een keer goed te doen?