Toestemming voor bedrijfsmiddelen voor het verlaten van het gebouw

Nu we weten hoe we met de bedrijfsmiddelen en attractieve zaken om moeten gaan, kunnen we gaan kijken naar de controle daarop. Dagelijks komen de medewerkers ons gebouw binnen en aan het eind van de dag verlaten ze de werkplek ook weer. Maar welke spullen nemen ze allemaal mee en welke zouden ze mee mogen nemen?

De vraag:
Zijn er maatregelen genomen die er zorg voor dragen dat (kwetsbare, kapitale) bedrijfsmiddelen niet zonder toestemming (registratie) het gebouw verlaten?

De betreffende vraag gaat twee kanten op. Enerzijds wil je niet dat medewerkers allerlei eigen apparatuur meenemen het gebouw in terwijl je aan de andere kant ook niet wil dat de apparatuur van de organisatie zonder toestemming wordt meegenomen.

Laten we eerst inzoomen op de eigen apparatuur van medewerkers. Hoe vaak zien we de waterkokers en Senseo-apparaten niet in de vensterbank staan? Dat mag dan misschien onschuldig lijken, maar weten we zeker dat onze stroomvoorziening die apparatuur ook allemaal aan kan? Houden we er rekening mee dat een medewerker aan het eind van de dag kan vergeten om het apparaat uit te zetten? Geeft dat geen extra risico’s voor brand en kortsluiting? Prima als het binnen onze organisatie is toegestaan om dergelijke apparatuur mee te nemen, maar dan moeten we wel de risico’s onderkennen en daar misschien wat mee doen.

Tot zover de waterkokers en koffiezetautomaten. Die staan we misschien toe. Maar mag een medewerker dan ook zijn eigen laptop meenemen en daar onze bedrijfsgeheimen op opslaan? Misschien roepen we nu volmondig: “nee”. Maar er ontstaat een nieuw principe dat we “bring-your-own” noemen. Dat houdt zoveel in als dat de medewerker maar lekker zelf moet zorgen voor zijn laptop.

Op zich helemaal geen probleem, het heeft alleen impact op de soort en de hoogte van de risico’s. Kwestie van een risico analyse uitvoeren en de juiste maatregelen nemen en eventuele beveiligingsmiddelen aan de medewerkers beschikbaar stellen. De 2.0 Security Manager ziet het als een uitdaging en denkt graag met de organisatie mee.

Naast het meebrengen van eigen apparatuur willen we natuurlijk ook voorkomen dat medewerkers apparatuur mee naar buiten nemen. Ze mogen dan een laptop hebben (liefst met een geleideformulier of iets dergelijks) maar andere apparatuur moet misschien wel gewoon in ons gebouw blijven. De laptop is voorzien van encryptiesoftware dus de informatie daarop is goed beveiligd. Maar wat als de informatie is opgeslagen op USB-sticks of externe harde schijven? Is die informatie ook goed beveiligd?

Vertrouwen is goed, controle is beter. Als we dus willen voorkomen dat bedrijfsmiddelen ons gebouw verlaten dan zullen we dat ook moeten controleren. Leuk dat we formulieren en een dikke administratie voeren, maar als we het nooit controleren dan heeft dat weinig zin. Bij controles geldt dan weer dat we de medewerkers daarvan op de hoogte moeten stellen en de kans is groot dat we even langs de OR moeten om zaken formeel te regelen.

We willen natuurlijk niet als politie agent gezien worden. We doen het dan ook niet om de medewerkers terecht te kunnen stellen. Nee, we doen het vanuit de optiek van de organisatie. Willen we dat het slaagt dan zorgen we er eerst voor dat een medewerker zijn werk zo makkelijk mogelijk kan doen, is dat gelukt dan is er helemaal geen noodzaak meer om bedrijfsmiddelen mee het gebouw uit te laten.

Boekenlegger op de permalink.