Voorschriften ter bescherming van informatie

De afgelopen tijd hebben we het met name gehad over het beschermen van de digitale informatie en informatievoorziening. Informatiebeveiliging wordt nogal eens gelijkgesteld aan alles wat in bits en bytes is uit te drukken.

Maar als je kijkt naar het begrip “informatie” dan omvat dat natuurlijk net zo goed de analoge of niet digitale informatie. De vraag van vandaag wordt dan ook:
Zijn er (algemene) voorschriften opgesteld ter bescherming van informatie tegen onbevoegde kennisneming, verlies en/of beschadiging?

Voor veel, zo niet alle, organisaties is informatie van groot belang voor het voortbestaan. Maar dan moeten we informatie wel in de breedste vorm bekijken. De klantinformatie, de financiële gegevens, de strategie, de procesbeschrijvingen en ga zo nog maar even door. Allemaal informatie die er aan bijdraagt dat we als organisatie kunnen blijven draaien.

Informatiebeveiliging wordt al vaak gelijk gesteld aan digitale informatie maar ook aan de exclusiviteit daarvan. Hoe vaak horen we niet dat informatiebeveiliging voor een betreffende organisatie niet van belang is omdat ze toch geen geheime gegevens hebben?

Natuurlijk moeten we kijken naar de exclusiviteit van informatie, we willen immers niet dat de informatie zomaar op straat ligt of dat onze concurrenten daar vrij in kunnen kijken. Maar ook de beschikbaarheid en integriteit van die informatie moeten we meewegen.

We willen wel dat de kritische informatie er is op het moment dat we die nodig hebben (beschikbaarheid) en willen dan ook nog eens over de juiste gegevens beschikken (integriteit). Dat geldt echt niet alleen voor de vertrouwelijke of geheime gegevens. Op het moment dat de belastinginspecteur aan de deur klopt willen we toch wel graag beschikken over onze financiële gegevens. Gebruiken we de verkeerde gegevens dan kan ons dat duur komen te staan…we betalen dan teveel belasting of we krijgen achteraf de claim aan onze broek.

Maar denk je ook eens in wat je doet als de klantinformatie verdwenen is of niet meer klopt. Hoe weten we dan welke klanten we al geleverd hebben en wie er nog moet betalen? Beetje slordig als we spullen niet leveren omdat de informatie verdwenen is of als we de geleverde spullen niet in rekening brengen, toch? Beide gevallen kost onze organisatie direct omzet…om het over het imago nog maar niet te hebben.

Natuurlijk hebben we veel van die informatie digitaal beschikbaar. Als het goed is maken we back-ups en die testen we ook nog regelmatig (toch?). Maar hoeveel informatie staat er alleen maar op papier? Hoeveel informatie zit er in de hoofden van de medewerkers?

Hier komt het verschil tussen gegevens en informatie om de hoek kijken. Het kan best zijn dat we de gegevens allemaal digitaal hebben maar dat een medewerker daar de informatie van maakt. Hij of zij weet waar de gegevens te vinden zijn en hoe ze gebruikt kunnen worden. Een groot gevaar om dat alleen maar bij een persoon in het hoofd te laten zitten.

En we willen het wederom weer niet te cryptisch maken, dus een concreet en simpel voorbeeld: stel dat we een mooie database hebben opgebouwd met al onze klantgegevens daarin. We weten exact wie onze klanten zijn, wat ze zoal kopen en wanneer ze mogelijk weer wat nieuws aan zullen schaffen. Deze database beveiligen we natuurlijk met een wachtwoord, want niet iedereen mag de gegevens zien. Wat doen we nu als de beheerder van de database besluit om te vertrekken naar een andere organisatie? Laat hij dan het wachtwoord achter? Kunnen we er dan nog wel bij? Hoe weten we nu zeker dat hij de gegevens niet kopieert en meeneemt naar de concurrent? En zo kunnen we nog wel meer vraagtekens plaatsen.

We zullen dus (algemene) voorschriften op moeten stellen ter bescherming van informatie tegen onbevoegde kennisneming, verlies en/of beschadiging. Het zijn immers de medewerkers die dergelijke gegevens benaderen om er informatie van te maken. Organisatorisch is dat allemaal goed te regelen, maar hoe zorgen we ervoor dat het ook allemaal echt werkt? Vertrouwen is goed, controle is beter en op papierentijgers zit niemand te wachten.

De informatie is te kostbaar om er niet over na te denken, of het nu digitaal of niet digitaal is doet er eigenlijk niet zo toe. Hopelijk weet jij waar de kritische informatie is en hoe die beveiligd is. We willen niet in de krant lezen dat jouw organisatie gegevens is verloren, toch?

Boekenlegger op de permalink.