We zijn er al op ingegaan dat we beleid moeten hebben op het gebied van stagetrajecten en rondleidingen. Nu gaan we nog iets verder in op de relatie met de kritische bedrijfsprocessen en de risico’s daarvoor.
De vraag:
Wordt er rekening mee gehouden dat bezoeken, rondleidingen en stage activiteiten invloed kunnen hebben op de (specifieke) kritische bedrijfsprocessen?
Als we stageplaatsen en rondleidingen niet willen verbieden dan zullen we dus moeten kijken naar die plaatsen in de organisatie die daar wel voor in aanmerking komen en die plaatsen die we voor deze aspecten liever links laten liggen.
We moeten daarvoor zicht hebben op onze kritische bedrijfsprocessen en onze meest vertrouwelijke informatie. Deze moeten gewaarborgd zijn en de vraag die we moeten stellen is of we stagiaires daar een verantwoordelijkheid in kunnen geven en of we rondleidingen langs onze meest geheime plekken willen leiden.
Natuurlijk willen we een leuke stageplaats creëren en we willen hem of haar echt niet alleen de minder leuke klussen laten doen (tenzij jij natuurlijk alleen maar iemand zoekt om koffie te halen, maar daar ga ik niet voor). De vraag is dus welke plaatsen in de organisatie zijn leuk maar het minst risicovol? Hoe risicovoller de positie die we beschikbaar stellen, hoe meer toezicht we in moeten richten. De stagiaire van 15 of 16 mag dan veel ouder lijken, de bijbehorende ervaring heeft hij of zij nog niet. We moeten onze managementstijl daar op aanpassen en moeten een apart plekje in ons hart vrij maken voor deze stagiaire. Makkelijker gezegd dan gedaan, want de waan van de dag gaat gewoon door.
Veelal denken we dat een stagiair een goedkope kracht is die ons veel werk gaat besparen. In de praktijk geldt echter dat de begeleiding tijd van ons vergt. We nemen dus niet een stagiair omdat we nu al stelselmatig tijd tekort komen, want dan gaat het fout. Nee, we zoeken een stagiair omdat we die willen begeleiden, scheelt dat ons tijd en geld dan is dat mooi meegenomen.
Voor rondleidingen geldt voor een deel hetzelfde. Meestal zijn onze kritische bedrijfsprocessen de mooiste onderdelen om te showen. Niemand zit te wachten op een rondleiding in een saai kantoorgebouw. Nee, liever zien we de productiehal waar de robot draait en de producten van de lopende band rollen. Mooi om te zien, dat zeker. Daarbij hebben we natuurlijk de deelnemers die ons bewust willen platleggen, maar die hebben we er al uitgevist omdat we een check hebben gedaan, toch? Maar ook diegene met een goed hart kunnen een risico zijn. Niet omdat ze bewust de boel willen frustreren maar omdat ze onbewust ook schade aan kunnen richten.
Stel dat een deelnemer struikelt over de bos met snoeren die we nog niet netjes op hebben kunnen bergen? Wat is het gevolg daar dan van? Waarschijnlijk valt de productie stil en dat is al erg genoeg. Maar wordt hij of zij niet direct geëlektrocuteerd omdat er een hoog voltage door de snoeren loopt? Zijn we daar dan wel goed voor verzekerd en wat doet dat met ons imago dan?
Zeer waarschijnlijk zijn onze business continuity plannen nog niet ingericht op rondleidingen of grote groepen mensen die tijdelijk door ons gebouw lopen. Misschien toch een puntje van aandacht en misschien moeten we er zelfs wel voor zorgen dat er preventief alvast geschakeld wordt met de BHV (geloof me, zij vinden het fijn om te weten).
Genoeg over stageplaatsen en rondleidingen, lijkt me. De strekking van het verhaal zal duidelijk zijn: Als we besluiten om stageplaatsen beschikbaar te stellen en rondleidingen te houden dan hebben we daar als organisatie een extra verantwoordelijkheid in. We moeten het plannen, zorgen dat we de risico’s inzichtelijk hebben en misschien preventief wel naar een verhoogde staat van paraatheid.