Tag: rondleiding

De relatie tussen stagetrajecten, rondleidingen en kritische bedrijfsprocessen

  door

We zijn er al op ingegaan dat we beleid moeten hebben op het gebied van stagetrajecten en rondleidingen. Nu gaan we nog iets verder in op de relatie met de kritische bedrijfsprocessen en de risico’s daarvoor.

De vraag:
Wordt er rekening mee gehouden dat bezoeken, rondleidingen en stage activiteiten invloed kunnen hebben op de (specifieke) kritische bedrijfsprocessen?

Als we stageplaatsen en rondleidingen niet willen verbieden dan zullen we dus moeten kijken naar die plaatsen in de organisatie die daar wel voor in aanmerking komen en die plaatsen die we voor deze aspecten liever links laten liggen.

We moeten daarvoor zicht hebben op onze kritische bedrijfsprocessen en onze meest vertrouwelijke informatie. Deze moeten gewaarborgd zijn en de vraag die we moeten stellen is of we stagiaires daar een verantwoordelijkheid in kunnen geven en of we rondleidingen langs onze meest geheime plekken willen leiden.

Natuurlijk willen we een leuke stageplaats creëren en we willen hem of haar echt niet alleen de minder leuke klussen laten doen (tenzij jij natuurlijk alleen maar iemand zoekt om koffie te halen, maar daar ga ik niet voor). De vraag is dus welke plaatsen in de organisatie zijn leuk maar het minst risicovol? Hoe risicovoller de positie die we beschikbaar stellen, hoe meer toezicht we in moeten richten. De stagiaire van 15 of 16 mag dan veel ouder lijken, de bijbehorende ervaring heeft hij of zij nog niet. We moeten onze managementstijl daar op aanpassen en moeten een apart plekje in ons hart vrij maken voor deze stagiaire. Makkelijker gezegd dan gedaan, want de waan van de dag gaat gewoon door.

Veelal denken we dat een stagiair een goedkope kracht is die ons veel werk gaat besparen. In de praktijk geldt echter dat de begeleiding tijd van ons vergt. We nemen dus niet een stagiair omdat we nu al stelselmatig tijd tekort komen, want dan gaat het fout. Nee, we zoeken een stagiair omdat we die willen begeleiden, scheelt dat ons tijd en geld dan is dat mooi meegenomen.

Voor rondleidingen geldt voor een deel hetzelfde. Meestal zijn onze kritische bedrijfsprocessen de mooiste onderdelen om te showen. Niemand zit te wachten op een rondleiding in een saai kantoorgebouw. Nee, liever zien we de productiehal waar de robot draait en de producten van de lopende band rollen. Mooi om te zien, dat zeker. Daarbij hebben we natuurlijk de deelnemers die ons bewust willen platleggen, maar die hebben we er al uitgevist omdat we een check hebben gedaan, toch? Maar ook diegene met een goed hart kunnen een risico zijn. Niet omdat ze bewust de boel willen frustreren maar omdat ze onbewust ook schade aan kunnen richten.

Stel dat een deelnemer struikelt over de bos met snoeren die we nog niet netjes op hebben kunnen bergen? Wat is het gevolg daar dan van? Waarschijnlijk valt de productie stil en dat is al erg genoeg. Maar wordt hij of zij niet direct geëlektrocuteerd omdat er een hoog voltage door de snoeren loopt? Zijn we daar dan wel goed voor verzekerd en wat doet dat met ons imago dan?

Zeer waarschijnlijk zijn onze business continuity plannen nog niet ingericht op rondleidingen of grote groepen mensen die tijdelijk door ons gebouw lopen. Misschien toch een puntje van aandacht en misschien moeten we er zelfs wel voor zorgen dat er preventief alvast geschakeld wordt met de BHV (geloof me, zij vinden het fijn om te weten).

Genoeg over stageplaatsen en rondleidingen, lijkt me. De strekking van het verhaal zal duidelijk zijn: Als we besluiten om stageplaatsen beschikbaar te stellen en rondleidingen te houden dan hebben we daar als organisatie een extra verantwoordelijkheid in. We moeten het plannen, zorgen dat we de risico’s inzichtelijk hebben en misschien preventief wel naar een verhoogde staat van paraatheid.

Stagetrajecten en rondleidingen

  door

We zijn trots op onze organisatie en meer en meer mensen willen graag voor ons werken. Dat begint al met scholen die binnen onze organisatie graag stageplaatsen willen innemen en ook willen we anderen graag laten zien hoe mooi ons bedrijf is door middel van rondleidingen.

Hartstikke goed, want we hebben inderdaad een mooi bedrijf. En hoewel wij de ins & outs weten laten we natuurlijk de mooiste kant zien aan de buitenwereld. Op zich geen probleem, maar wel een punt dat risico’s met zich meebrengt en die risico’s moeten we onderkennen.

De vraag die daarbij hoort is:
Wordt er beleidsmatig (terughoudend, structureel) gereageerd met verzoeken tot stagetrajecten en rondleidingen binnen de organisatie?

Allereerst wil ik natuurlijk duidelijk maken dat we niet alle stageplaatsen moeten intrekken want we hebben als organisatie wel degelijk een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij hebben het vroeger ook via stages moeten leren dus dat mogen we de jeugd van tegenwoordig niet onthouden. We moeten ons echter wel de vraag stellen op welke plaatsen binnen de organisatie we stageplaatsen beschikbaar stellen en bij welke informatie deze stagiaires dan allemaal kunnen.

Veelal zie je nog dat medewerkers binnen organisaties bij grote delen informatie kunnen waar ze eigenlijk niet bij hoeven te kunnen. Maar ja, de informatie nog verder opdelen en autorisaties beperken is nu eenmaal lastig. Natuurlijk scheiden we informatie van verschillende afdelingen (toch?), maar binnen de afdeling zijn we veelal vogelvrij.

Vergeet hierbij niet dat een stageplaats veel begeleiding vraagt. De stagiair zet misschien wel zijn eerste stappen in de werkbare wereld en weet nog niet exact welke waarden en normen er gelden. We zullen ze daar dus bij moeten helpen en we zullen ze er op moeten wijzen. Niet om als vervelende begeleider heel erg belerend te zijn maar juist om de risico’s voor onze organisatie te beperken en de stagiair ook voor de toekomst te introduceren in de waarden en normen…ook op het gebied van beveiliging.

Rondleidingen zijn dan weer een ander verhaal. Op zich kan het goed zijn om rondleidingen te organiseren zodat anderen onze organisatie leren kennen en weten wat we nu eigenlijk doen. Toch moeten we daar terughoudend mee omgaan en misschien nog wel terughoudender dan met stageplaatsen. Rondleidingen gaan vaak in grotere groepen met 1 of hooguit 2 begeleiders uit het bedrijf. Kunnen we al die mensen monitoren? Zitten ze niet aan de knoppen? Weten ze na de rondleiding niet ook onze zwakke plekken?

De deelnemers aan de rondleiding worden niet gescreend en als we het al goed doen dan registreren we wie er allemaal deelnemen. Maar controleren we ook de identiteitsbewijzen? Waarschijnlijk niet want de receptioniste kan niet in 1x 50 deelnemers aan. Eigenlijk weten we dus helemaal niet wie er deel neemt. Het merendeel van de deelnemers zal geen risico vormen en kijkt zijn of haar ogen uit, maar juist die ene die met een ander doel gekomen is vormt een risico. Is hij of zij er aan het eind nog bij of is hij een gangetje in gevlucht, op zoek naar interessante informatie?

Nogmaals: ik wil stageplaatsen zeker niet verbieden en rondleidingen moeten ook mogelijk zijn. Het gaat er alleen om dat we goed vastleggen hoe we daar binnen de organisatie mee om gaan, wie er over wordt geïnformeerd en welke maatregelen we eventueel treffen om de risico’s beheersbaar te houden. Doen we dat op een juiste wijze dan wens ik jullie nog veel stagiaires en rondleidingen toe die er voor zorgen dat ons imago nog beter wordt.