We zijn trots op onze organisatie en meer en meer mensen willen graag voor ons werken. Dat begint al met scholen die binnen onze organisatie graag stageplaatsen willen innemen en ook willen we anderen graag laten zien hoe mooi ons bedrijf is door middel van rondleidingen.
Hartstikke goed, want we hebben inderdaad een mooi bedrijf. En hoewel wij de ins & outs weten laten we natuurlijk de mooiste kant zien aan de buitenwereld. Op zich geen probleem, maar wel een punt dat risico’s met zich meebrengt en die risico’s moeten we onderkennen.
De vraag die daarbij hoort is:
Wordt er beleidsmatig (terughoudend, structureel) gereageerd met verzoeken tot stagetrajecten en rondleidingen binnen de organisatie?
Allereerst wil ik natuurlijk duidelijk maken dat we niet alle stageplaatsen moeten intrekken want we hebben als organisatie wel degelijk een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij hebben het vroeger ook via stages moeten leren dus dat mogen we de jeugd van tegenwoordig niet onthouden. We moeten ons echter wel de vraag stellen op welke plaatsen binnen de organisatie we stageplaatsen beschikbaar stellen en bij welke informatie deze stagiaires dan allemaal kunnen.
Veelal zie je nog dat medewerkers binnen organisaties bij grote delen informatie kunnen waar ze eigenlijk niet bij hoeven te kunnen. Maar ja, de informatie nog verder opdelen en autorisaties beperken is nu eenmaal lastig. Natuurlijk scheiden we informatie van verschillende afdelingen (toch?), maar binnen de afdeling zijn we veelal vogelvrij.
Vergeet hierbij niet dat een stageplaats veel begeleiding vraagt. De stagiair zet misschien wel zijn eerste stappen in de werkbare wereld en weet nog niet exact welke waarden en normen er gelden. We zullen ze daar dus bij moeten helpen en we zullen ze er op moeten wijzen. Niet om als vervelende begeleider heel erg belerend te zijn maar juist om de risico’s voor onze organisatie te beperken en de stagiair ook voor de toekomst te introduceren in de waarden en normen…ook op het gebied van beveiliging.
Rondleidingen zijn dan weer een ander verhaal. Op zich kan het goed zijn om rondleidingen te organiseren zodat anderen onze organisatie leren kennen en weten wat we nu eigenlijk doen. Toch moeten we daar terughoudend mee omgaan en misschien nog wel terughoudender dan met stageplaatsen. Rondleidingen gaan vaak in grotere groepen met 1 of hooguit 2 begeleiders uit het bedrijf. Kunnen we al die mensen monitoren? Zitten ze niet aan de knoppen? Weten ze na de rondleiding niet ook onze zwakke plekken?
De deelnemers aan de rondleiding worden niet gescreend en als we het al goed doen dan registreren we wie er allemaal deelnemen. Maar controleren we ook de identiteitsbewijzen? Waarschijnlijk niet want de receptioniste kan niet in 1x 50 deelnemers aan. Eigenlijk weten we dus helemaal niet wie er deel neemt. Het merendeel van de deelnemers zal geen risico vormen en kijkt zijn of haar ogen uit, maar juist die ene die met een ander doel gekomen is vormt een risico. Is hij of zij er aan het eind nog bij of is hij een gangetje in gevlucht, op zoek naar interessante informatie?
Nogmaals: ik wil stageplaatsen zeker niet verbieden en rondleidingen moeten ook mogelijk zijn. Het gaat er alleen om dat we goed vastleggen hoe we daar binnen de organisatie mee om gaan, wie er over wordt geïnformeerd en welke maatregelen we eventueel treffen om de risico’s beheersbaar te houden. Doen we dat op een juiste wijze dan wens ik jullie nog veel stagiaires en rondleidingen toe die er voor zorgen dat ons imago nog beter wordt.