De bewaartermijnen hebben we aan een onderzoek onderworpen. We weten welke termijnen wettelijk gelden en hebben voor de rest van de informatie bepaald hoelang we ze willen bewaren. Leuk allemaal, maar niet het doel op zich. We bewaren deze informatie omdat we er in de toekomst iets mee willen of mee moeten. Dan is het dus zaak om er voor te zorgen dat deze informatie in goede staat blijft en beschikbaar is op het moment dat het nodig is.
De vraag:
Wordt tijdens de opslag van de informatie (documenten, tapes, etc.) de kwaliteit van de informatie bewaakt (beschikbaarheid, gesteldheid, fysieke toestand, etc.)?
Het gaat er niet om om de informatie te bewaren en er nooit meer naar om te kijken. Het gaat er om dat we deze informatie kunnen gebruiken als dat nodig is. Bijvoorbeeld omdat we een storing hebben gehad en een back-up terug willen zetten of omdat de belastingdienst bewijsvoering vraagt. Is het dan niet handig om er zeker van te zijn dat we de opgeslagen informatie nog kunnen gebruiken?
We moeten dus eisen stellen aan de opslag. Willen we het liever op tapes hebben of stappen we over naar meer virtuele omgevingen? Waar slaan we de tapes dan op en waar staan die virtuele servers eigenlijk (ja ik weet het, ze zijn virtueel, eigenlijk is de vraag: waar staat die informatie dan)? Eerst een keuze dus hoe we deze informatie op gaan slaan. Stellen we de kwaliteitseisen goed dan moeten we ook nog testen of de opgeslagen gegevens daar nog aan voldoen.
Kunnen we de gegevens inderdaad nog gebruiken binnen de afgesproken bewaartermijnen of zijn de tapes inmiddels zo verkleefd dat we ze beter direct weg kunnen gooien? En als het ons lukt om de gegevens terug te halen, hoe betrouwbaar zijn die gegevens dan nog? Wie verteld ons dat deze gegevens niet gewijzigd zijn?
De gegevens mogen we dan bewaard hebben, maar beschikken we ook nog over de systemen om deze gegevens te lezen? Stel dat je een mooie back-up van je oude financiële gegevens hebt. We werkten toen nog in het oude boekhoudsysteem, weet je nog? Inmiddels zit alles in ons nieuwe systeem en dat werkt een stuk makkelijker, toch? Maar hebben we nog systemen beschikbaar met het oude systeem om de gegevens terug te halen of kan ons nieuwe systeem deze gegevens importeren?
Het doel was niet het opslaan van de gegevens maar het beschikbaar hebben van die gegevens als we ze nodig hebben. Te vaak zien we nog dat de gegevens wel in een back-up zijn opgeslagen, maar dat de software in geen velden of wegen meer te bekennen is. Leuk hoor, al die tapes, servers, floppy’s en USB-sticks, maar als de programmatuur ontbreekt kunnen we daar niet zo veel mee.
Dan nog een klein puntje van aandacht, dat gelukkig een minder groot probleem wordt omdat we meer en meer gaan virtualiseren: waar slaan we de back-ups eigenlijk op? Zeker als het om fysieke gegevens gaat, zoals tapes of papieren documenten die belangrijk voor ons zijn, moeten we ons die vraag stellen. Bewaren we alles in hetzelfde gebouw en wat doen we dan als het gebouw in een brand verloren gaat? Of slaan we ze op een andere locatie op en binnen hoeveel tijd kunnen we dan beschikken over die gegevens? Geen onoverkomelijke vragen, maar wel vragen die we moeten stellen en antwoorden waar we over na moeten denken. Zet de verschillende opties op een rij en bepaal de voor- en nadelen van de verschillende opties. Zo komen we vanzelf bij de voor ons best passende wijze van opslag, tegen de kwaliteit die we nodig hebben.
