Tag: voortgangsrapportages

Verander complexiteit: Gestructureerde en periodieke rapportage

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Gestructureerde en periodieke rapportage

Gedurende de uitvoering moet er inzicht zijn in de stand van zaken en de mogelijke issue’s. Er moet op een gestructureerde manier verantwoording aan het management of de stuurgroep worden afgelegd. Niet omdat de stuurgroep dat nou zo nodig wil maar omdat je het project onder controle wilt houden.

Je maakt de voortgangsrapportage dus in eerste instantie voor jezelf en houdt daarbij uiteraard rekening met de zaken die de stuurgroep wil zien. Op vooraf afgesproken momenten leg je verantwoording af en vraag je decharge voor de achterliggende activiteiten en een “go” voor de volgende fase. Om decharge te krijgen heb je concrete resultaten bereikt. De controlemaatregelen helpen je daarbij om tussentijds de thermometer erin te kunnen steken. Niet wachten tot je vastloopt of omdat de stuurgroep het zegt, maar tijdig bijsturen om het gewenste, meetbare, tussenresultaat te bereiken.

Verander risico: Gebrek aan voortgangsrapportages

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Gebrek aan voortgangsrapportages

Bij de tussentijdse metingen leggen we ook formeel verantwoording af over wat we bereikt hebben en welke issue’s er nog op het pad voor ons liggen. Het zijn de fases waarin we een ‘Go’ of ‘NoGo’ krijgen. We sluiten hiermee de eerdere activiteiten af als we een ‘Go’ krijgen maar moeten nog aanvullende stappen zetten als we geconfronteerd worden met een “NoGo’.

Er is een verschil tussen formele tussentijdse metingen waarover we verantwoording afleggen en bijvoorbeeld een wekelijkse of maandelijkse voortgangsrapportage. Bij de voortgangsrapportage informeren we de stakeholders terwijl we bij een verantwoording op basis van tussentijdse metingen ook formele besluiten vragen.

Gebrek aan voortgangsrapportages zorgt ervoor dat de stakeholders geen zicht hebben op de voortgang van het project. We lopen het risico dat we ongemerkt over het budget of de tijd heen dreigen te gaan.