Tag: business case

Verander risico: De business case is slecht onderbouwd

  door

Vandaag gaan we in op het risico: De business case is slecht onderbouwd

Over de business case alleen al kun je hele boeken schrijven. We weten allemaal dat de business case zo positief mogelijk moet zijn om het project een kans te geven. Te vaak zien we business cases die van aannames aan elkaar hangen. Op het eerste gezicht ziet de business case er goed uit. Vraag je echter door of zet je alle aannames overzichtelijk bij elkaar dan zien we dat het allemaal toch een stuk minder mooi is.

Te snel maken we een beslissing op basis van cijfers die niet betrouwbaar of slecht tot stand gekomen zijn. Bezint eer ge begint en besteed extra aandacht aan de business case. Probeer te doorgronden wat er echt staat en vraag door als er twijfel is.

Stel dat je een nieuwe informatiesysteem introduceert waarmee je de organisatie € 15.000 per maand bespaart. Als we daarbij vergeten zijn dat alleen medewerkers die in onze personeelsadministratie staan er gebruik van kunnen maken (personeelsnummer is bijvoorbeeld de inlognaam). En als we even vergeten waren dat alle externe medewerkers, alle leveranciers en alle uitzendkrachten nog niet in die personeelsadministratie staan. Als de personeelsadministratie € 30 per medewerker per maand kost (omdat het systeem is uitbesteed, bijvoorbeeld) en we moeten ineens 1.000 extra licenties afnemen dan ziet de business case er ineens heel anders uit.

Een business case wordt met name gebruikt voor de financiële onderbouwing van het project en een slecht onderbouwde business case heeft dan ook de meeste impact op het budget.

Verander complexiteit: De business case

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De business case

De business case verdient, wat ons betreft, extra aandacht. Het is één van de aspecten die we in de analyse meewegen. We willen weten hoe goed de business case is, welke aannames zijn gedaan, welke aspecten buiten scope zijn gehouden, etc.

Teveel zien we een business case met optimistische baten, te laag ingeschatte kosten en te korte doorlooptijden. Soms omdat we niet beter weten maar vaker omdat we anders weten dat onze verandering nooit een “Go” krijgt. De terugverdientijd moet immers zo kort mogelijk zijn en we moeten zoveel mogelijk profijt hebben van de verandering. Dat weten we, dus houden we het management een flinke worst voor waar ze geen “nee” tegen kunnen zeggen.

Prikken we vervolgens door dan zien we dat de business case niet zo grondig of niet zo betrouwbaar is. Daar worden we al tijdens de uitvoering mee geconfronteerd waardoor we met de staart tussen onze benen terug moeten naar het management om: meer budget te krijgen, uitstel te vragen of goedkeuring voor een lager dan gewenst resultaat te krijgen.

Duik dus goed in de business case en vraag door naar de achtergronden. Probeer te achterhalen welke aannames zijn gedaan en kijk extra goed naar die zaken die “out of scope” zijn gehouden maar die wel degelijk invloed kunnen hebben op deze verandering.

Had CORE(BI) dit kunnen voorkomen…

  door

Het is algemeen bekend dat projecten veelal over budget en tijd heen gaan en dat het resultaat nog wel eens te wensen overlaat (understatement want in 80 tot 90 procent van de projecten is dit het geval). Juist daarom heb ik een gebruiksvriendelijke methode ontwikkeld waarmee we naast de business case ook het belang van de verandering meewegen in ons besluit. Daarna kijken we naar de complexiteit en de risico’s van het project of de verandering zodat ze beter gemanaged kunnen worden.

Als ik dan een artikel lees waarbij een Aardwarmteproject een strop van 21 miljoen euro is dan vraag ik me af of we dit hadden kunnen voorkomen of in ieder geval de schade hadden kunnen beperken door een CORE(BI)-analyse uit te voeren.

Ik zoek nog een aantal projecten die als pilot kunnen dienen. Sta jij aan de vooravond van een complex project of zit je al in de uitvoeringsfase en loop je tegen uitdagingen aan? Laat het me weten, misschien kunnen we nog op tijd ingrijpen om het geen blok aan jouw been te maken.