Tag: verander complexiteit

Verander complexiteit: Haalbaarheidsstudies

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Haalbaarheidsstudies

We komen steeds verder bij het vaststellen van de echt beoogde resultaten. Nu we ze scherp hebben kunnen we uitgebreider onderzoek doen naar de haalbaarheid. Daarbij kijken we niet alleen of het technologisch haalbaar is, maar kijken we ook of we de kennis in huis hebben om de resultaten te behalen.

Ook kijken we of de verandering haalbaar is binnen het gestelde budget en de gestelde tijdslijnen. Weten we nu al dat we het met de huidige bezetting en de huidige kennis niet gaan bereiken dan zal er bijgestuurd moeten worden. Wellicht kunnen we kennis van buiten halen, misschien is er meer tijd nodig, wellicht moeten we de teamleden eerst uitgebreid trainen voor ze aan de verandering kunnen gaan werken.

Als blijkt dat de verandering nu al niet haalbaar is dan moeten we besluiten om niet te beginnen aan die verandering. We moeten eerst nog ons huiswerk doen. Kunnen we de verandering opknippen in haalbare tussenresultaten? Moeten we gebruik maken van kennis die op de markt aanwezig is? Misschien kunnen we de uitvoering van de verandering wel overdragen aan een daarin gespecialiseerde organisatie.

Verander complexiteit: Validatie van de project resultaten

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Validatie van de project resultaten

De resultaten en de eisen aan die resultaten zijn inzichtelijk. Nu bestaat ook de kans om een validatie uit te voeren. Is het echt wat er bedoeld wordt? Zit er geen ruis op te lijn? Kunnen we misschien een prototype maken of de verandering in een laboratorium omgeving al ervaren?

En als dat kan, is het resultaat dan nog steeds wat we bedoelden of komen we bij de validatie al tot inzichten waar we nu al de resultaten of de eisen op bij kunnen sturen? Hoe eerder we dat kunnen doen, hoe beter het is. Als we er na oplevering achterkomen dat we een verandering hebben doorgevoerd die niet gaat werken dan moeten we alsnog terug naar de tekentafel. Tenminste, als het dan al niet te laat is.

Verander complexiteit: Onderzoek naar het gewenste resultaat

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Onderzoek naar het gewenste resultaat

We hebben inmiddels gezien dat er stakeholders zijn die eisen stellen aan het resultaat. De vraag is natuurlijk in hoeverre deze eisen ook daadwerkelijk realiseerbaar zijn. Wellicht staan technologische ontwikkelingen ons in de weg en is wat we willen (nog) helemaal niet haalbaar. We kunnen onderzoek doen naar de mogelijkheden en op basis van dat onderzoek kunnen we met de opdrachtgever in gesprek om de resultaten van de verandering realistisch te maken.

Het internet biedt veel informatie maar ook door met anderen in gesprek te gaan, kunnen we een betere inschatting maken over de gestelde eisen. Betrek de medewerkers, betrek de klanten, betrek de concurrenten en betrek iedereen die een zinvolle bijdrage kan leveren.

Tijd steken in het vooronderzoek zorgt ervoor dat we beginnen aan een verandering waarvan het resultaat ook echt bereikbaar is. Er is niets frustrerender dan te werken aan een verandering waarvan je weet dat je het resultaat nooit zult bereiken.

Verander complexiteit: Ervaring van de project manager

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Ervaring van de project manager

Als het project van groot belang is, erg complex of veel risico’s met zich meedraagt dan wil je daar een ervaren project manager opzetten. Deze project manager heeft niet alleen zijn certificaten maar heeft veel vergelijkbare projecten met succes afgerond.

Natuurlijk moet iedere project manager ervaring opdoen dus minder belangrijke, minder complexe of minder risicovolle projecten kun je overlaten aan een minder ervaren project manager. Misschien kun je voor hem of haar een ervaren project manager als buddy inschakelen zodat ze de kneepjes van het vak sneller kunnen leren.

In de praktijk is iedereen met een Prince2-certificaat een project manager maar dat is natuurlijk niet het geval. De opleiding moet op orde zijn, er moet veel ervaring inzitten en de zachte kant moet ook goed tussen de oren zitten.
Maak niet de vergissing dat een inhoudelijk expert voor de verandering ook direct een project manager is. Dat kan wel, maar is zelden het geval.

Verander complexiteit: Kennis en ervaring binnen de organisatie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Kennis en ervaring binnen de organisatie

Medewerkers die vaker projectmatig werken of die weten welke standaard project management methodieken bestaan en hoe ze die toe kunnen passen hebben meer kennis en ervaring en weten wat er van hen verwacht wordt.

Dat geldt voor de individuele medewerker maar geldt ook voor de totale organisatie. Een organisatie die zelden projectmatig werkt of die geen standaarden heeft, heeft weinig ervaring met veranderingen. Dit verhoogd de complexiteit omdat je je, naast de inhoud, ook op de methodiek moet richten. Een organisatie die niet gewend is te werken met Plannen van Aanpak zal zich eerst de methode eigen moeten maken. Nog nooit in een stuurgroep gezeten? Dan moet je uitzoeken wat de rol van de stuurgroep is.

Verander complexiteit: Fulltime of parttime project medewerkers

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Fulltime of parttime project medewerkers

In de praktijk zien we dat veel medewerkers naast hun dagelijkse werkzaamheden betrokken worden bij veranderingen. Op zich niets mis mee, maar het verhoogd de complexiteit van je project en je zult er rekening mee moeten houden als je de tijdslijnen gaat bepalen.

Een medewerker die fulltime aan de verandering kan werken heeft meer tijd beschikbaar (logisch) maar hoeft zich ook maar op één verandering te richten.

Medewerkers die part-time betrokken zijn, naast hun dagelijkse werkzaamheden, moeten meer ballen in de lucht houden. Grote kans dat ze eind van het jaar in hun beoordeling afgerekend worden op de dagelijkse gang van zaken en niet op hun inspanningen voor de verandering.

Verander complexiteit: Stabiliteit van het projectteam

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Stabiliteit van het projectteam

De verandering kan maanden of jaren duren. Dan is het van belang om een stabiel kernteam te hebben zodat je niet iedere keer nieuwe medewerkers in hoeft te werken terwijl de bestaande kennis uit je project vertrekt.

Natuurlijk kun je vooraf niet alles inschatten en hoe langer de doorlooptijd hoe reëeler het risico dat de teamsamenstelling verandert. Maar probeer vooraf al een inschatting te maken, kijk welke kennis nodig en/of kritisch is en hou mogelijkheden achter de hand om bij te stellen als dat nodig is.

Verander complexiteit: De beschikbaarheid van personeel met de juiste vaardigheden

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De beschikbaarheid van personeel met de juiste vaardigheden

Heb je als project manager zelf je team samen mogen stellen of zijn mensen aan je toegewezen? Hoe weet je zeker dat je de mensen met de juiste vaardigheden in je team hebt?

En wat doe je als blijkt dat specifieke kennis ontbreekt? Heb je een plan voor handen om in te kunnen grijpen als tijdelijk extra capaciteit noodzakelijk is?

Het kan best zijn dat je aan het begin van de verandering, op papier, de juiste mensen en vaardigheden bij elkaar hebt. Maar je moet er ook rekening meehouden dat je aanvullende capaciteit nodig hebt en er een team van moet kunnen maken. Uiteindelijk zijn het de teamleden die voor het resultaat van de verandering zorgen. Dan kun je maar beter over teamleden beschikken met de best mogelijke vaardigheden.

Verander complexiteit: De ondersteuning van de inkoopafdeling bij het inkoopproces

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De ondersteuning van de inkoopafdeling bij het inkoopproces

We hebben gekeken naar de inkoopstrategie en we hebben inmiddels ook gezien dat we voor de inhoudelijke kant van de zaak zelf verantwoordelijk zijn. De inkoopstrategie en de processen staan op papier maar dat wil nog niet zeggen dat ze allemaal vlekkeloos verlopen.

De vraag die speelt is in hoeverre we inschatten dat de inkoopafdeling haar werk goed doet. Hoeveel ervaring hebben zij met het inkopen van de voor ons benodigde middelen? Zijn er issue’s die bij andere veranderingen gespeeld hebben waar we onze lessen uit kunnen trekken?

We gaan er vanuit dat de inkoopafdeling niet bewust de processen frustreert (is dat wel het geval en kun je het hard maken dan zou dit een mooie escalatie zijn). Hier komt samenwerking en communicatie om de hoek kijken. De inkoopafdeling en de project manager hebben hetzelfde doel en dat is het resultaat zo goed mogelijk, binnen het gestelde budget en de gestelde tijdslijnen, bereiken.

Verander complexiteit: De leveranciersselectie

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: De leveranciersselectie

De leveranciersselectie speelt een rol in de complexiteit omdat niet altijd de goedkoopste leverancier de beste is en de grootste leverancier niet altijd goed bij jouw organisatie past. Het gaat om de machtsverhoudingen en de samenwerking die jij aan kunt gaan met je leveranciers.

Natuurlijk kunnen we op zoek gaan naar zogenaamde “partners”. Maar bedenk wel dat de leveranciers een ander belang kunnen hebben en meerdere klanten moeten bedienen. Kies je voor de goedkoopste dan loop je risico’s dat ze het werk niet goed doen of slechte kwaliteit leveren. Kies je daarentegen voor een grote speler op de markt dan loop je het risico ondergesneeuwd te raken. Jij bent wellicht een te kleine klant om serieus te worden genomen.

We zien dat terug bij de grote spelers op IT-gebied. Wereldwijd opererende organisaties die grote wereldwijde klanten hebben. Ze houden elkaar in de houdgreep en proberen zoveel mogelijk van elkaar te profiteren (ten koste van elkaar). Klinkt niet echt als “partnership”.

Voor een grote opdrachtgever moest ik eens een sFTP verbinding in laten richten tussen twee locaties. Zonder op de details in te gaan van zo’n sFTP verbinding stelt het niet bijzonder veel meer voor dan een aantal poorten op een firewall open zetten. De IT-leverancier, een grote wereldwijde en bekende speler, wilde dit wel regelen. Het zou de organisatie € 100.000 en 8 maanden doorlooptijd kosten. Die verbinding hebben we dus maar niet aan laten leggen.

Als jij, als minder grote of niet wereldwijde organisatie, kiest voor een dergelijke leverancier dan heb je wellicht niet de hoogste prioriteit. Als jij dan in de houdgreep wordt gehouden dan ga je daar zeker last van ondervinden.

Advies is dus om op zoek te gaan naar de juiste leveranciers. Leveranciers die misschien qua omvang vergelijkbaar zijn waardoor je samen kunt werken. Ben je zelf een grote speler dan kun je natuurlijk ook op zoek naar kleine leveranciers die jij in de houdgreep kunt houden, maar ook dat levert risico’s op. Kortom: evenwicht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is het doel.