Tag: beat the change

Complexiteit: Percentage van het totale budget benodigd voor inkoop

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Percentage van het totale budget benodigd voor inkoop

Onder inkoopkosten worden de kosten verstaan die benodigd zijn om het project uit of de verandering door te kunnen voeren. Ook project teams van leveranciers kunnen hiertoe behoren. Dit zijn de externe kosten als we dit relateren aan het totale budget voor de verandering.

Weten we het percentage dat benodigd is voor inkoop dan kunnen we daaruit, uiteraard, ook de interne kosten uit afleiden.

Inkoop kan een complexe factor zijn bij veranderingen. Daarom schatten we hier global het percentage van deze inkoop en zoomen we er nog specifiek op in bij de inkoop complexiteit.

Risico: Opdracht (het doel) is onduidelijk

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Opdracht (het doel) is onduidelijk

Ons wordt gevraagd een bepaalde verandering in gang te zetten. Het risico bestaat dat we te snel aan de slag gaan en vooraf het doel te gemakkelijk accepteren. Maar als het doel niet duidelijk is dan is de kans groot dat we dat doel nooit zullen bereiken.

Een onduidelijk gedefinieerd doel zorgt ervoor dat de kans op overschrijdingen enorm toeneemt. Het heeft impact op het budget, de tijd en het resultaat. We weten immers niet wat het doel is en weten ook niet wanneer dat bereikt is. Kans bestaat dat we tussentijds flink bij moeten sturen om een nog enigszins acceptabel resultaat te kunnen leveren. Bijsturen zorgt ervoor dat er meer geld en tijd nodig is.

Zorg er dus voor dat de opdracht vooraf duidelijk is en dat het doel zo SMART mogelijk geformuleerd is.

Complexiteit: Het totaal gevraagde budget

  door

Vandaag gaan we in op de complexiteitsfactor: Het totaal gevraagde budget

Het totaal gevraagde budget voor de verandering wegen we mee omdat die inzicht geeft in de waarde die de verandering heeft. Deze kan worden afgezet tegen de baten zoals ze in de business case zijn verwoord.

Hoewel we een standaard 5-puntsschaal gebruiken, kunnen we de variabelen aanpassen aan de organisatie. Zo zal voor de ene organisatie € 500.000 een immens budget zijn terwijl andere organisaties niet wakker liggen van een miljoen of meer. Zet de 5-puntsschaal af tegen de omzet van de eigen organisatie.

Het totale budget omvat alle kosten die met de verandering gemoeid zijn. Dit kan zowel de aanschaf van materieel zijn als de inzet van personeel, zoals de kosten voor een project manager. Hierbij kan tevens onderscheid gemaakt worden in externe en interne kosten. Externe kosten zijn die kosten die specifiek voor de verandering gemaakt worden (bijvoorbeeld het inhuren van een externe project manager) terwijl de interne kosten de kosten zijn die veelal indirect en nauwelijks inzichtelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de uren die het eigen personeel kost om aan de verandering te werken.

Om de kosten tegen de baten af te kunnen wegen, moeten we deze kosten zoveel mogelijk inzichtelijk krijgen en meewegen in het budget.

Beat the Change: Als verandering de enige constante is

  door

“Als verandering de enige constante is en als we weten dat projecten falen…
dan is Beat the Change het middel dat helpt”

Teveel projecten en veranderingen falen: de budgetten worden overschreden, de tijdslijnen niet gehaald en het resultaat laat te wensen over. Dat weten we allemaal. Wat we misschien niet weten is dat er een manier is om veranderingen beter te managen. Want Beat the Change zorgt ervoor dat we de complexiteit en de risico’s van veranderingen en projecten vooraf inzichtelijk hebben.

We moeten onszelf en onze organisatie en haar processen, producten en diensten continu blijven verbeteren. Maar als veranderingen:
• vaak mislukken;
• onzekerheid geven;
• complex en risicovol zijn;
• (veel) geld én tijd vereisen;
• geen garantie geven op succes;
• en kosten voordat ze baten opleveren.
dan moeten we onze werkwijze drastisch veranderen om meer succes te boeken. Het risico is simpelweg te groot dat de veranderingen duurder uitvallen dan begroot, meer tijd kosten dan gepland en minder opleveren dan gehoopt.

In dit blog zullen we de komende maanden de complexiteitsfactoren en risico’s behandelen die invloed kunnen hebben op veranderingen. Op dinsdag gaan we nader in op complexiteit en op donderdag behandelen we de risico’s. Deze aspecten maken onderdeel uit van de methode en geven inzicht in wat het voor jouw veranderingen kan betekenen.

Voordat je aan een uitgebreide analyse begint wil je weten of een dergelijke analyse wel nodig is. Je wilt niet onnodig analyseren, je wilt niet teveel tijd kwijt zijn maar je wilt ook niet dat je vooraf had kunnen weten wat er fout kon gaan. Download daarom hier de quick scan.