Tag: verander risico

Verander risico: Te weinig beschikbare middelen

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Te weinig beschikbare middelen

Een project is niet alleen een papieren exercitie maar moet uitgevoerd worden met behulp van allerlei middelen. Denk alleen maar aan de informatie, het materieel en het personeel dat nodig is voor de uitvoering.

Als deze middelen niet of in te beperkte mate aanwezig zijn dan komen de tijdslijnen in gevaar. In de planning zijn we uitgegaan van een beschikbare set middelen, maar als daar in de praktijk weinig van terecht komt dan is het project gedoemd te mislukken. Daar loop je bij ieder formeel beslis moment tegen aan en het is zaak dat zo snel mogelijk inzichtelijk te maken. De voortgang komt in gevaar door een gebrek aan middelen en het is aan de stuurgroep om te bepalen of er meer middelen ter beschikking worden gesteld of dat geaccepteerd wordt dat de tijdslijnen overschreven zullen worden.

Verander risico: Onvoorziene technische problemen

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Onvoorziene technische problemen

Bij veel projecten moet er iets gerealiseerd worden dat een technisch component in zich heeft en nog meer projecten worden ondersteunt door allerlei technieken. We gaan er vanuit dat de techniek ons niet in de steek laat, maar als dat gedurende de uitvoering wel het geval blijkt te zijn dan loop je de kans vast te lopen.

Onvoorziene technische problemen hebben een negatieve invloed op de tijdslijnen als we stil vallen door gebrek aan ondersteuning of zorgen ervoor dat we uit budget lopen als we extra budget moeten steken om die technische problemen op te lossen.

Stel dat je een project uitvoert met strakke tijdslijnen maar de ondersteunende IT laat het afweten. Netwerken vallen uit, back-up bestanden zijn ineens verdwenen, voortgang wordt bemoeilijkt omdat we meer tijd kwijt zijn aan het werkbaar houden van de laptop dan we tijd kunnen steken in het project zelf.

Techniek wordt veelal als een aanname meegenomen. Het moet gewoon werken, punt uit. Maar als het dat onverhoopt niet doet dan moeten we ingrijpen om het resultaat niet in gevaar te brengen.

Verander risico: Schattingswijzigingen

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Schattingswijzigingen

Vooraf heb je, op basis van allerlei aannames, schattingen moeten maken over de doorlooptijd, het benodigd budget en het uiteindelijke resultaat dat je op kunt leveren. Gedurende de uitvoering krijg je steeds beter zicht op de daadwerkelijke doorlooptijd, het echt benodigde budget en hetgeen straks gerealiseerd kan worden.

Te weinig zien we dat we gedurende de uitvoering de business case en de aannames zoals we ze in het plan van aanpak verwerkt hebben tegen het licht worden gehouden. We zijn nu eenmaal begonnen met het project en gaan door tot het bittere eind. Ook als we al in een vroeg stadium zien dat de schattingen niet realistisch waren.

Schattingswijzigingen kunnen invloed hebben op het budget, de tijd, het uiteindelijke resultaat of een combinatie daarvan. Constateer je dat de aannames die gedaan zijn moeten worden bijgesteld dan wacht je daar het liefst niet mee tot je echt vast loopt. Je gaat juist in een zo vroeg mogelijk stadium terug naar de stuurgroep, legt ze de wijzigingen en veranderde inzichten voor en laat ze opnieuw keuzes maken.

Verander risico: Uitlopen werkzaamheden

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Uitlopen werkzaamheden

Het uitlopen van de werkzaamheden is één van de aspecten die uiteraard invloed heeft op de tijdslijnen. De totale werkzaamheden kunnen uitlopen maar dat wordt veroorzaakt door werkzaamheden tijdens de uitvoeringsfase die uitlopen. Zo kan iedere activiteit op zichzelf uitlopen waardoor het totale project er onder te lijden heeft.

Je moet constant op je hoede zijn en monitoren of de werkzaamheden nog op schema lopen. Dreig je achter te lopen dan moet je een inschatting maken hoe erg dat is, of de verloren tijd nog is in te halen en of er nog meer vertragingen te verwachten zijn.

Door een goede planning en door continu de actuele status met die planning te vergelijken kun je bepalen in hoeverre de uitlopende werkzaamheden invloed hebben op het totale project.

Verander risico: Toevoeging nieuwe teamleden bij het einde van het project

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Toevoeging nieuwe teamleden bij het einde van het project

Als bij het einde van het project nog nieuwe teamleden worden toegevoegd dan heeft dat invloed op de tijdslijnen en op het resultaat. Nieuwe leden moeten worden ingewerkt en dat meestal in een fase waarop er toch al flink druk op de ketel staat om het resultaat tijdig te bereiken.

Maar nieuwe teamleden hebben ook nieuwe inzichten. Het risico ontstaat dat er zich allerlei wijzigingen in scope, doelen en activiteiten voordoen en als de project manager niet stevig in zijn schoenen staat dan heeft dat invloed op zowel het beschikbare geld, de tijdslijnen en het resultaat.

Nieuwe teamleden moeten toegevoegd worden als dat nodig is, maar als het met de bestaande bezetting gerealiseerd kan worden dan zijn nieuwe teamleden wellicht meer een stoorzender dan daadwerkelijke ondersteuning van het project.

Verander risico: Te weinig kennis bij de teamleden

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Te weinig kennis bij de teamleden

Zelfs als we beschikken over voldoende mankracht en zelfs als de team samenstelling qua persoonlijkheden goed is dan bereiken we niet het resultaat dat we willen als de kennis tekort schiet. Ook hier geldt dat we niet veel van hetzelfde nodig hebben maar juist een breed scala aan kennis die elkaar versterkt. Zo moeten we teamleden hebben die van de inhoud weten, maar we moeten juist ook teamleden hebben die de organisatie (en haar pappenheimers) kent, we moeten teamleden hebben die goed zijn in communicatie, we moeten teamleden hebben die de financiën kunnen doorgronden en we moeten teamleden hebben die de planning goed in de gaten houden.

Te weinig kennis bij de teamleden geeft een risico voor het resultaat maar kan er ook voor zorgen dat we de tijdslijnen uit het oog verliezen of het budget uitnutten en aan de verkeerde activiteiten besteden.

Verander risico: Slechte bewaking realisatie project

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Slechte bewaking realisatie project

De bewaking van de realisatie van het project gaat in op geld, tijd en resultaat. Het is het toezicht op de realisatie. We vragen ons af of we nog de juiste prioriteiten volgen, of we nog de juiste activiteiten uitvoeren die passen bij die prioriteiten en of we nog binnen budget opereren.

Het doel ervan is gericht op het resultaat dat we willen bereiken. Hoe beter we de realisatie van tussenresultaten bewaken hoe eerder we afwijkingen constateren en hoe eerder we bij kunnen stellen. Hoe eerder we in kunnen grijpen hoe lager de kans dat het budget of de tijd worden overschreden en hoe meer kans we maken het gewenste resultaat te bereiken.

Verander risico: Gebrekkige projectmonitoring

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Gebrekkige projectmonitoring

De projectmonitoring gaat in op de tijdslijnen van het project. Hoe goed liggen we nog op schema? Moeten we andere prioriteiten gaan stellen of moeten we misschien besluiten bepaalde deelresultaten weg te laten om het eindresultaat niet in gevaar te brengen?

Gebrekkige projectmonitoring zorgt ervoor dat we onvoldoende beeld hebben bij het schema en de planning. Het overschrijden van de tijdslijnen zorgt er voor dat er later wellicht meer budget beschikbaar gesteld moet worden om het eindresultaat nog tijdig te kunnen bereiken.

Verander risico: Gebrekkige kwaliteitscontrole

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Gebrekkige kwaliteitscontrole

We kunnen nog zoveel tussentijdse metingen houden en voortgangsrapportages opleveren, maar als de kwaliteit daarvan onvoldoende is dan levert dat weinig toegevoegde waarde. De tussentijdse resultaten moeten we tegen kwaliteitscriteria aanhouden om te weten of het deelresultaat straks bijdraagt aan de kwaliteit van het eindresultaat.

Gebrekkige kwaliteitscontroles hebben een negatieve invloed op het resultaat van het project. Als blijkt dat de kwaliteit niet voldoet dan zal er extra tijd moeten worden gestoken in kwaliteitscontroles om het resultaat alsnog te bereiken en die tijd kost uiteraard ook extra geld.

Verander risico: Zichtbare vooruitgang ontbreekt

  door

Vandaag gaan we in op het risico: Zichtbare vooruitgang ontbreekt

Er is niets zo frustrerend als geen of weinig vooruitgang boeken. De tijdslijnen komen direct in gevaar en de motivatie van de teamleden vermindert waardoor de tijdslijnen alleen nog maar meer in gevaar komen.
Succes moet je vieren. Sta stil bij tussentijdse resultaten en communiceer zowel binnen het team als naar buiten wat de voortgang is.

Vooruitgang kan ook gekoppeld worden aan de vooraf bepaalde mijlpalen. Hiermee kan direct gezien worden of het project nog op schema loopt.